De strategie en opzet van het participatieplan voor de huisvesting van arbeidsmigranten zijn gebaseerd op de Leidraad Factor C (een methode die gebruikt wordt bij complexe projecten). Dit is ontwikkeld door het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Deze uitgebreide communicatie toolbox helpt bij het effectief betrekken van burgers en belanghebbenden bij complexe projecten. Het doel is om op een gestructureerde manier te communiceren en samen te werken, zodat er breed draagvlak ontstaat. We snappen vanuit ervaring dat er rondom een huisvesting locatie vaak ook zorgen van buurtbewoners gepaard zijn en deze tackelen we ook in het bestemmingsplan (planomschrijving, beheerovereenkomst, anterieure overeenkomst) en afspraken met de buurt.
Niveau 0: Informeren
Niveau 1: Raadplegen
Niveau 2: Adviseren
Niveau 3: Coproduceren
In samenwerking met de gemeente is participatieniveau 2 - Adviseren, als het meest passend voor de huisvestingsprojecten voor arbeidsmigranten, gekozen. Dit niveau biedt bewoners de kans om betekenisvolle input te geven binnen vastgestelde kaders, terwijl de fundamentele aspecten van het ontwerp en de locatie-inrichting behouden blijven. Door een gestructureerde adviserende rol te implementeren, wordt de betrokkenheid en tevredenheid van bewoners gemaximaliseerd, wat bijdraagt aan een soepel en effectief participatieproces.
Het participatieproces zet zich in voor een effectieve en betrokken samenwerking, waarbij de stemmen van de bewoners serieus worden genomen en gehoord.
Voorbereiding
Bij Werckpost starten we met een zorgvuldige voorbereiding door het maken van een communicatieplan om ervoor te zorgen dat informatie aangaande een huisvestingslocatie effectief wordt overgebracht aan belanghebbenden. Daarna lanceren we het project op een webpagina en geven we regelmatige updates om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang.
Informatie en consultatie
In de volgende fase informeren en raadplegen we omwonenden. De eerste informatieronde zorgt ervoor dat bewoners vroegtijdig betrokken worden en kennis nemen van de plannen. Tijdens een eerste buurtavond krijgen bewoners de kans om hun vragen te stellen en hun zorgen te uiten. We richten een community adviesraad (vroegere klankbordgroep) op om gestructureerde feedback te verzamelen, en organiseren een vrije inloopsessie om iedereen de mogelijkheid te geven om deel te nemen aan de discussie.
Advies en ontwikkeling
In deze fase stellen we een beheerovereenkomst op waarin afspraken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Dit zorgt voor duidelijkheid over wat er van elke partij verwacht wordt. In de beheerovereenkomst komen verschillende onderdelen te staan. Dit document heeft Werckpost samen met de gemeente ontwikkeld om er voor te zorgen dat bewoners zo min mogelijk overlast ervaren. De huidige beleidsregels staan in het document, maar ook is het mogelijk om wensen van bewoners in het document toe te voegen of de huisregels aan te passen.
Feedback en terugkoppeling
Nadat we adviezen en feedback hebben verzameld, geven we terugkoppeling aan de bewoners. Tijdens de tweede buurtavond kunnen bewoners verdere discussie voeren en zien wat er met hun input is gedaan.
Evaluatie en Aanpassing
Het proces eindigt met evaluatie en aanpassing. We houden evaluatiesessies om het proces en de resultaten te beoordelen. Op basis van deze evaluaties voeren we aanpassingen en verbeteringen door om ervoor te zorgen dat het project zo goed mogelijk aansluit bij de behoeften van de bewoners.
Door dit stappenplan te volgen, zorgt Werckpost ervoor dat het participatieproces effectief wordt gemanaged, rekening houdend met de specifieke situatie, de omgeving en de betrokken belanghebbenden.